Das Evangelische Werk für Diakonie und Entwicklung e. V. (EWDE) mit Sitz in Berlin vereint seit 2012 Entwicklungszusammenarbeit, Katastrophenhilfe und bundesweite diakonische Arbeit. Mit seinen rund 850 Mitarbeiter*innen führt der Verein die drei Marken: Diakonie Deutschland, den evangelischen Spitzenverband der freien Wohlfahrtspflege, das Entwicklungswerk Brot für die Welt und die Nothilfe-Organisation Diakonie Katastrophenhilfe.
Brot für die Welt unterstützt seine Partnerorganisationen weltweit durch fachliche Beratung in verschiedenen Bereichen, die zum größten Teil von lokalen externen Beraterinnen mit Sitz in den Partnerländern erbracht wird. Aktuell arbeiten wir mit Beraterinnen in rund 70 Ländern. Vergabe, Management und Finanzadministration dieser Beratungsleistungen erfolgen zentral im Referat Fonds- und Vergabemanagement.
Als Projektverantwortlicher für die Beratungsadministration arbeiten Sie an der Schnittstelle zu den Abteilungen im Bereich Internationale Programme, die die Beratung beauftragen, dem Referat Beratung, das die Beraterinnen mit auswählt und schult, und den Berater*innen in den Partnerländern.
Die Stelle kann mit einem oder zwei Mitarbeiterinnen besetzt werden.
Das Aufgabengebiet derdes Projektverantwortlichen in der Fachberatung umfasst:
- Projektbewirtschaftung gemäß den internen Vereinbarungen inklusive Mittelplanung, der Erstellung der Finanzberichte und des Projektabschlusses
- Unterstützung des Referats Beratung IP bei der Beauftragung von aus dem Projekt finanzierten Dienstleistungen durch Einholen von Angeboten,
- Information/Betreuung Dienstleister*innen, Erstellung der Vergabedokumentation und Vorbereitung der Abrechnung
- Vorbereitung, Klärung, Prüfung und Abwicklung der Refinanzierung des Projekts in Abstimmung mit dem Referat Controlling, dem Personalmanagement und der Finanzbuchhaltung
- Vorbereitung und Begleitung der externen Wirtschaftsprüfung des Projektes
- Begleitung der Abschlüsse von BMZ-finanzierten Altprojekten
- selbstständige Pflege der Ablage inkl. Aktenführung im Zuständigkeitsbereich
Das Aufgabengebiet der*des Projektverantwortlichen in der Beratungsadministration umfasst:
- Vorbereitung der Vergabeunterlagen für Dienstleistungsverträge im Bereich Internationale Programme in Absprache mit den beauftragenden Abteilungen,
- administrative Begleitung des Vergabeprozesses von Dienstleistungs-/Beratungsaufträgen inkl. Unterstützung bei der Auswahl von Beraterinnen Vertragser- und -ausstellung im Austausch mit den beauftragenden Abteilungen
- Finanzadministrative Vertragsbetreuung (Zahlungsprüfung, Zahlungsabwicklung, Klärung von Fragen, Beratung der Dienstleistungsnehmerinnen und der Auftrag gebenden Einheiten, Endabrechnung/Abschlussprüfung)
- Vertragsverwaltung in der hausinternen Software zum Projektmanagement
- Mitwirkung bei der Weiterentwicklung von Prozessen und Verfahren zu Vergabe und Beratungsadministration
Sie erfüllen folgende Voraussetzungen:
- abgeschlossenes Fachhochschulstudium, möglichst in Betriebswirtschaftslehre oder vergleichbare Qualifikation in relevantem Fach
- möglichst mehrjährige Erfahrung im Bereich Finanzadministration und Projektmanagement
- sehr gute betriebswirtschaftliche Kenntnisse, insbesondere in Rechnungswesen sowie in Excel Kenntnisse zum Vertragswesen, zur Vergabe und zur Rechnungsprüfung erwünscht
- gute Sprachkenntnisse in Englisch in Wort und Schrift sowie einer anderen EWDE-Arbeitssprache (Spanisch, Französisch, Portugiesisch)
- Freude und Souveränität im Umgang mit Menschen in unterschiedlichen Kontexten
- Kommunikationsvermögen, Initiative, Flexibilität, Genauigkeit, Sorgfalt, Selbstorganisation
